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為確保公司文書事務(wù)順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。

一、公文的收發(fā)

（一）公文的收發(fā)、領(lǐng)取、寄送，原則上由綜合行政部負(fù)責(zé)。

（二）各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”上登記、填寫。

二、公文的處理

（一）公文按機(jī)密程度可分為以下幾類：

1.絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文書。

2.機(jī)密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。

3.秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。

4.普通。指非機(jī)密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。

5.傳閱。指在本公司內(nèi)部傳閱的文書。

（二）公文的處理原則

1.由綜合行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)對公文進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由指定下屬對公文進(jìn)行具體處理。

2.如果遇到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，按上級指示辦理。

3.機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。

三、請示審批

（一）凡公司經(jīng)營事項(xiàng)，都必須經(jīng)請示并獲得董事長、總經(jīng)理審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能實(shí)行；重大決策事項(xiàng)應(yīng)按照公司《重大事項(xiàng)內(nèi)部監(jiān)督管理實(shí)施細(xì)則》報(bào)市國資委審批、備案后實(shí)施。

（二）須請示審批事項(xiàng)

1.職務(wù)及重要人事安排。

2.各種制度性規(guī)定的變更。

3.重要契約的締結(jié)、解除與變更。

4.訴訟行為。

5.與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請求回執(zhí)、申請等。

6.土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓。

7.大額饋贈、謝禮以及宣傳廣告費(fèi)用的開支。

8.分支機(jī)構(gòu)的增減與升降。

9.預(yù)算與決算等事宜。

10.借款與貸款及借貸銀行的開設(shè)與變更。

11.重要高額物品的采購。

12.有關(guān)公司經(jīng)營的重要計(jì)劃與企劃。

13.其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。

（三）請示審批者為各部門、下屬各單位負(fù)責(zé)人。

（四）請示審批的事項(xiàng)，必須以提案文書的方式。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示提案文書上報(bào)。

（五）請示提案文書的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應(yīng)一式多份，分送有送部門。

（六）請示提案文書必須編號，注明起草者或請示者、部門，并簽名。

（七）請示提案原本歸綜合行政部保管。

四、文書的制作

（一）文書制作要領(lǐng)

1.文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準(zhǔn)確、規(guī)范。

2.起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，加以證明的必須作出交代，必要時(shí)附上相關(guān)資料與文件。

3.必須明確起草文書的責(zé)任者，并署上請示審批提案者姓名。

（二）文書的起草必須征得部門負(fù)責(zé)人同意，并且在部門負(fù)責(zé)人有了明確的決定之后進(jìn)行。文書的草案必須予以保存。

（三）重要文書，必須會同法律顧問會審，并且在正式文書形成前，掌握并附上具有價(jià)值的證據(jù)或證明文件。

（四）文書的署名

1.公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需部門負(fù)責(zé)人署名；如果是單純上報(bào)文書，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由公司領(lǐng)導(dǎo)署名，或者署有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人名與職務(wù)。

2.對外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書，根據(jù)規(guī)定署董事長、總經(jīng)理的姓名，或由其指名責(zé)任者署名。

五、文書的整理與保存

（一）全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。

（二）文書的保存年限

1.永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要文書。

2.保存10年文書，包括請求審批提案文書；人事任命文書；獎金工資與津貼有關(guān)文書；財(cái)務(wù)會計(jì)賬簿、傳票與會計(jì)分析報(bào)表；永久保存以外的重要文書。

3.保存5年文書，指不需要保存10年的次重要文書。

4.保存一年文書，指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門負(fù)責(zé)人確定保存年限。

（三）全部重要的機(jī)密文書，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜。